전북특별자치도교육청이 인공지능을 활용해 접수 공문의 분류부터 담당자 전달까지 자동으로 처리하는 시스템을 자체 개발했다. 연간 수만 건에 이르는 공문을 대상으로 반복적인 행정업무를 줄이고 문서 처리 속도를 높이는 것이 목표다.
전북교육청은 ‘K에듀파인 모든 문서를 배부하는 기술’이라는 뜻을 담은 ‘K뚝배기’를 8월부터 본청에 적용한다. 직속기관과 교육지원청에는 9월부터 순차적으로 확대할 예정이다.
이번 시스템은 문서 담당자가 수신 공문을 계속 확인하면서 담당자를 찾아 배부해야 했던 업무 구조를 바꾸는 데 초점을 맞췄다. 출장이나 복무 등으로 담당자가 자리를 비울 경우 공문 배부가 늦어지는 문제까지 AI를 통해 보완한다.
핵심은 기존 공문 처리 기록을 AI가 활용한다는 점이다. 문서등록대장에 축적된 배부 이력을 학습한 AI가 새 공문의 내용과 각 업무의 분장을 종합적으로 살펴보고 과거 사례와 유사한 담당자를 찾아 배부한다.
AI가 내린 배부 결과에는 판단 근거도 함께 생성된다. 담당자는 공문이 어떤 업무와 연관돼 해당 직원에게 전달됐는지를 확인할 수 있어 자동 배부 결과에 대한 검토도 가능하다.
인사이동으로 담당자가 바뀌는 상황에도 기존 업무가 이어질 수 있도록 설계했다. 전임자의 공문 처리 이력을 별도로 학습해 후임자에게 관련 정보를 연결하는 방식이다.
공문이 배부되는 즉시 해당 직원에게는 JB메신저 쪽지가 전달된다. 별도로 문서 배부 여부를 확인하지 않아도 새로운 업무가 도착했다는 사실을 알 수 있어 공문 누락 가능성을 낮출 수 있다.
업무 자료의 보안도 시스템 설계 단계에서 고려했다. ‘K뚝배기’는 외부 서버와 통신하지 않고 사용자 컴퓨터에서 AI를 구동하는 로컬 방식으로 운영된다.
이에 따라 공문 등 업무 자료가 외부로 전송되는 것을 막을 수 있고 클라우드 API 사용료나 월 구독료도 필요하지 않다. 자체 자원으로 계속 사용할 수 있어 운영비 절감 효과도 기대된다.
전북교육청은 문서학습과 신규공문 감시, 배부근거 생성, 배부이력 관리, 문서배부 안내 등을 중심으로 시스템을 운영한다. AI를 단순한 보조도구로 활용하는 수준을 넘어 공문 처리 과정 자체를 자동화해 교육행정의 업무 방식을 바꾸겠다는 취지다.
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